Personas Expuestas Políticamente (PEP) y su incidencia en SAGRILAFT

Las Personas Expuestas Políticamente (PEP) es un concepto que describe a alguien a quien se le ha encomendado una responsabilidad pública elevada. Estas personas tienen la obligación de comunicar su cargo, fecha de vinculación y desvinculación cuando sea requerido en el transcurso de la vinculación, debida diligencia, actualización anual, conocimiento y monitoreo, efectuado por los sujetos obligados al cumplimiento de la regulación vigente sobre riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva así como Corrupción y Soborno Transnacional.

DECRETO 830 DEL 26 DE JULIO DE 2021

Según el Decreto 830 del 26 de julio de 2021 del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, regula el régimen de las Personas Expuestas Políticamente (PEP) que dentro de los cuales se encuentran los servidores públicos de cualquier sistema de empleos de la administración pública, donde sus funciones son:

• Expedición de normas o regulaciones.
• Dirección general.
• Formulación de políticas institucionales y adopción de planes, programas y proyectos, manejo directo de bienes, dineros o valores del Estado.
• Administración de justicia o facultades administrativo sancionatorias, y
• Los particulares que tengan a su cargo la dirección o manejo de recursos en los movimientos o partidos políticos.

Estas funciones podrán ser ejercidas a través de ordenación de gasto, contratación pública, gerencia de proyectos de inversión, pagos, liquidaciones, administración de bienes muebles e inmuebles. Se considerarán como Personas Expuestas Políticamente (PEP), de manera enunciativa, las siguientes:

• Presidente de la República, Vicepresidente, consejeros, directores y subdirectores de departamento administrativo, ministros y viceministros.
• Secretarios Generales, Tesoreros, Directores Financieros de: los Ministerios, los Departamentos Administrativos, y las Superintendencias o quien haga sus veces.
• Presidentes, Directores, Gerentes, Secretarios Generales, Tesoreros, Directores Financieros de: establecimientos públicos, las Unidades Administrativas Especiales, las Empresas Públicas de Servicios Públicos Domiciliarios, las Empresas Sociales del Estado, las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y las Sociedades de Economía Mixta entidades públicas.
• Superintendentes y Superintendentes Delegados.
• Generales de las Fuerzas Militares y Policía Nacional, Inspectores de la Policía Nacional. Así como los Oficiales y Suboficiales facultados para ordenar el gasto o comprometer recursos de las instituciones públicas.
• Gobernadores. Alcaldes, Diputados, Concejales, Tesoreros, Directores Financieros y Secretarios Generales de: Gobernaciones, alcaldías, concejos municipales y distritales y asambleas departamentales.
• Senadores, Representantes a la Cámara, Secretarios Generales, secretarios de las comisiones constitucionales permanentes del Congreso de la República y Directores Administrativos del Senado y de la Cámara de Representantes.
• Gerente y Codirectores del Banco de la República.
• Directores y ordenadores del gasto de las Corporaciones Autónomas Regionales.
• Comisionados Nacionales del Servicio Civil, Comisionados de la Comisión de Regulación de Energía y Gas, de la Comisión de Regulación de Agua Potable.
• Magistrados, Magistrados Auxiliares de Altas Cortes y Tribunales, jueces de la República, Fiscal General de la Nación, Vicefiscal General de la Nación, Delegados y directores de la Fiscalía General de la Nación.
• Contralor General de la República, Vicecontralor General de la República, Contralores Delegados, Contralores territoriales, Contador General de la Nación, Procurador General de la Nación, Viceprocurador General de la Nación, Procuradores Delegados, Defensor del Pueblo, Vicedefensor del Pueblo, Defensores Delegados y Auditor General de la República.
• Tesoreros y ordenadores del gasto de las Altas Cortes y Tribunales, Fiscalía General de la Nación, Contraloría General de la República, Procuraduría General de la Nación, Defensoría del Pueblo, Contaduría General de la Nación y Auditoria General de la República.
• Magistrados del Consejo Nacional Electoral, Registrador Nacional del Estado Civil y Registradores Delegados.
• Notarios y Curadores Urbanos.
• Ordenadores del gasto de universidades públicas.
• Representantes legales, presidentes, directores y tesoreros de partidos y movimientos políticos, y de otras formas de asociación política reconocidas por la ley.
• Los fideicomitentes de patrimonios autónomos o fideicomisos que administren recursos públicos.

La calidad de Personas Expuestas Políticamente (PEP) se mantendrá en el tiempo durante el ejercicio del cargo y por dos (2) años más desde la dejación, renuncia, despido o declaración de insubsistencia del nombramiento, o de cualquier otra forma de desvinculación, o terminación del contrato.

OBLIGACIONES DE LOS PEP

• Informar su cargo, fecha de vinculación y fecha de desvinculación durante la debida diligencia realizada en los procesos de vinculación, monitoreo y actualización de información, y declarar:
  • Los nombres e identificación de las personas con las que tengan sociedad conyugal, de hecho, o de derecho,
  • Los nombres e identificación de sus familiares hasta segundo grado de consanguinidad, primero afinidad y primero civil,
  • La existencia de cuentas financieras en algún país extranjero, en caso de que tengan derecho o poder de firma o de otra índole sobre alguna, y
  • Los nombres e identificación de las personas jurídicas o naturales, patrimonios autónomos o fiducias que administran.

¿Qué implica la debida diligencia a los PEPs?

De acuerdo con el numeral 5.3.2 de la circular externa 100-000004 de abril 9 de 2021, emitida por la SuperSociedades, las empresas obligadas a dar cumplimiento de la regulación vigente sobre el SAGRILAFT, deben ser más estrictos  y exigir mayores controles, por lo que se deben implementar mecanismos y medidas razonables que permitan identificar que una Contraparte o su Beneficiario Final tienen la calidad de PEP.

La debida diligencia de los PEP deberá extenderse a:

• Los cónyuges o compañeros permanentes del PEP,
• Los familiares de las PEP, hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil,
• Los asociados de un PEP, cuando el PEP sea socio de, o esté asociado a, una persona jurídica y, además, sea propietario directa o indirectamente de una participación superior al 5% de la persona jurídica.

Adicionalmente se debe:

• Obtener la aprobación de la instancia o empleado de jerarquía superior para la vinculación o para continuar con la relación contractual,
• Adoptar Medidas Razonables para establecer el origen de los recursos,
• Realizar un seguimiento y monitoreo continúo e intensificado de la contraparte.