La importancia de libros sociales tanto en sociedades activas como liquidadas

La legislación mercantil colombiana establece que es obligación de todos los comerciantes llevar contabilidad y conservar con arreglo a la ley la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios y actividades.

Entiéndase estos documentos o libros en sentido amplio, es decir, no se limita únicamente a libros de contabilidad sino a libros o documentos que permitan entender el panorama de la empresa, como lo son libros de actas de accionistas o socios, libro de registro de accionistas etc.

Es obligación legal de los comerciantes y empresarios registrar sus operaciones no solo contables sino societarias o aquellas referentes al registro de accionistas y asentarlas debidamente en libros que podrán ser físicos o magnéticos, y así mismo tendrán el deber de mantenerlos actualizados constantemente durante la vigencia de la sociedad

El deber de conservar los libros y demás papeles de comercio deberá extenderse por un término de 10 años en el caso de las sociedades que se encuentran activas. Este término se contará a partir del último asiento de los documentos.

El comerciante o empresario deberá también conservar aquellos mensajes de datos electrónicos que permitan comprobar partidas del desarrollo del negocio, así como tiene la facultad también de conservarlos en medios físicos o magnéticos.

Ahora bien, lo anterior aplica como se ha dicho para sociedades activas, pero ¿Cómo aplica en el evento de sociedades liquidadas?

Recientemente, la Superintendencia de Sociedades, reitero mediante oficio 220-167982, que en concordancia con el término de prescripción de acciones contra los liquidadores, estos deberán conservar los libros de comercio de la sociedad liquidada por un tiempo de 5 años contados a partir de la aprobación de la cuenta final de liquidación.

Igualmente, la información contable debe entenderse como aquella que sirva de respaldo o comprobante de las partidas asentadas en libros, así como la correspondencia directamente relacionada con el desarrollo del negocio.