El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) emitió un concepto en respuesta a una consulta sobre la validez y obligatoriedad del manejo del archivo contable en formato digital, así como sobre los requisitos técnicos y legales para su conservación. En su pronunciamiento, el CTCP recordó que, conforme a la normativa vigente —incluyendo la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009 y la Ley 962 de 2005—, las entidades tienen la potestad de decidir el método de conservación de sus libros y documentos contables, pudiendo optar por formatos físicos o digitales, siempre que se garantice la reproducción exacta de la información.
El organismo reiteró lo señalado en el artículo 28 de la Ley 962 de 2005, que establece la obligación de conservar los libros y papeles del comerciante por un período de diez años, permitiendo hacerlo en papel o en medios técnicos, magnéticos o electrónicos. Esta disposición fue incorporada en el artículo 17 del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, lo cual reafirma que el uso de archivos contables digitales tiene el mismo valor legal que los documentos físicos, siempre que se cumpla con los principios de exactitud, integridad y conservación de la información.
No obstante, el CTCP aclaró que no es competente para definir las especificaciones técnicas o legales que deben observarse para asegurar la integridad, accesibilidad y validez jurídica de los archivos contables digitales. Dichos aspectos corresponden a otras autoridades, en especial aquellas encargadas de regular la gestión documental, la protección de datos y la administración de sistemas de información. Por lo tanto, las entidades deberán revisar la normativa complementaria que regule estos temas, así como adoptar buenas prácticas tecnológicas que garanticen la seguridad y disponibilidad de sus registros contables.
En conclusión, el concepto del CTCP reafirma la flexibilidad que tienen las organizaciones para adoptar medios digitales en la conservación de sus libros y documentos contables, siempre que se cumplan los principios legales de fiabilidad y conservación. Este pronunciamiento refleja la adaptación del marco contable colombiano a los avances tecnológicos y a la necesidad de optimizar los procesos de gestión documental. Sin embargo, también enfatiza la responsabilidad de las entidades en garantizar que los medios digitales empleados preserven adecuadamente la integridad y autenticidad de la información contable.
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