Obligatoriedad del empleador de conservar indefinidamente la información laboral del trabajador. Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia.

Si bien es cierto, las personas jurídicas deben establecer directrices que orienten la conservación de los documentos que obren en su poder desde su producción hasta su disposición final, garantizando entre otros su integridad física y funcional, sin alterar su contenido; y por ello existe diversa normativa que establece generalmente en años, el término de conservación; recientemente la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia, en temas laborales ha precisado en diversos de sus pronunciamientos especialmente en la Sentencia T-470 de 2019 que los empleadores deben conservar la información laboral de los trabajadores de manera indefinida, asegurando que la misma sea clara, veraz, cierta, precisa y completa.

“Una interpretación coherente con la protección especial del trabajo señalada en el artículo 25 de la Constitución, así como los derechos que se desprenden de la información contenida en los certificados laborales, supone que el deber del empleador es de carácter indefinido”.

Lo anterior, conduce adicionalmente a afirmar que el derecho a acceder a la historia laboral no prescribe. Por lo que se recomienda a todo empleador gestionar y establecer estrategias que garanticen ese acceso a la información.

Todo lo anterior, además con el fin de que sus trabajadores puedan ejercer sus derechos y para que los sindicatos en los casos en que aplique puedan ejercer plenamente sus funciones constitucionales.

Ahora bien, es posible que la información se pierda o destruya, y en casos o eventos de fuerza mayor, cuando no sea posible recolectar la información, deberá el empleador agotar todas las medidas o estrategias posibles para obtener la información solicitada y proceder a reconstruirla.