Reserva legal del libro de registro de accionistas vs revelación por reporte de situación de control

Por regla general el anonimato de los accionistas es la esencia de la sociedad anónima y ello se hace extensible a las sociedades por acciones simplificadas, las cuales permiten el desarrollo de la sociedad inclusive con accionistas únicos. Es por lo anterior, que muchos empresarios han cuestionado si dicha esencia no se ve comprometida con las disposiciones contenidas en la normatividad en relación con la puesta en conocimiento al público del accionista que ejerce control.

Así las cosas, recientemente la Superintendencia de Sociedades, mediante oficio 220-245044 se pronunció con el fin de aclarar si el registro de la situación de control en el Registro Mercantil, establecido en el artículo 30 de la Ley 222 de 1995, vulnera la reserva legal que ampara los datos contenidos en el Libro de Registro de Accionistas de una sociedad anónima o de una sociedad por acciones simplificadas. Concluyendo entre otros:

1. La legislación mercantil colombiana establece que es obligación de todos los comerciantes llevar contabilidad y conservar con arreglo a la ley la correspondencia y demás documentos relacionados con sus negocios y actividades. Lo que aplica a los libros sociales (actas – registro de socios o accionistas).
2. La reserva comercial cubre los libros y papeles del comerciante en los términos previstos en el artículo 61 del Código de Comercio y por consiguiente, los terceros no pueden examinar dichos libros ni exigir copias o informes relativos a tales registros.
3. La reserva comercial tiene las siguientes excepciones legales: i) El derecho de inspección de los asociados de la compañía. ii) La facultad de inspección que corresponda a las autoridades de vigilancia o auditoría en la compañía. iii) La orden de autoridad competente de acuerdo con la Ley.
4. La disposición que ordena la reserva de los libros y papeles del comerciante, tiene un objeto, naturaleza y alcance completamente distinto al de la normativa que ordena la publicidad de la situación de control sobre entidades subordinadas.
5. La ley puede regular e imponer la obligación de publicidad y revelación de la información relacionada con la administración y toma de decisiones de la sociedad comercial, sin violar el derecho a la intimidad, con el propósito de que los terceros tengan conocimiento pleno de tal situación al momento de evaluar el riesgo de realizar transacciones con las compañías controladas o subordinadas.