Evite sanciones: la importancia de tener sus libros de comercio al día

Iniciemos por indicar que los libros sociales (libro de actas y libro de registro de accionistas o socios) son documentos destinados por las personas jurídicas “para almacenar la información relacionada con los negocios, la operación, la administración o el desarrollo de las actividades que se realizan en la empresa o entidad”.

La ley ha determinado en relación con los libros sociales, entre otras cosas:

(1)Para que puedan servir de prueba los libros deben haberse registrado previamente a su diligenciamiento. De acuerdo con los numerales 1 y 2 del artículo 19, el numeral 7 del artículo 28 y el numeral 4 del artículo 29 del Código de Comercio, son obligaciones del comerciante matricularse en el registro Mercantil, inscribir en el mismo todos los actos, libros y documentos para los cuales la ley exige esta formalidad.

(2)En cuanto al de actas que la sociedad debe llevar un libro, debidamente registrado, en el que se anoten por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios, las cuales deberán estar firmadas por el presidente o por quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.

(3)Se debe denunciar ante las autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles y la misma debe realizarse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes.

(4)  Los simples errores de transcripción se deben salvar mediante una anotación al pie de la página respectiva o por cualquier otro mecanismo de reconocido valor técnico que permita evidenciar su corrección.

Frecuentemente y por desconocimiento de las normas, los administradores sociales no le dan la importancia necesaria y suficiente al debido diligenciamiento y mantenimiento de los libros de comercio, generándose así casos en los cuales:

1.Los libros se encuentran sin registro o inscripción alguna ante la autoridad mercantil, existiendo la obligación legal de hacerlo.

2.Se encuentran registrados, pero sin diligenciamiento alguno, es decir se encuentran en blanco.

3.Se encuentran registrados, pero con actas parciales o sin el cumplimiento total de requisitos en cuento a su requisito.

En cualquiera de estos casos, la sociedad puede estar sujeta a sanciones económicas y/o judiciales según sea el caso.

La finalidad de los libros de comercio consiste principalmente en “permitir y facilitar a las distintas autoridades administrativas y judiciales, a los asociados, a particulares interesados y a los órganos de fiscalización de la sociedad, el conocimiento de las decisiones adoptadas por el órgano social respectivo, es decir, sirven como prueba a favor del comerciante”, tal y como ha sido manifestado por la Superintendencia de Sociedades (Oficio 220-081920 de 2019).

En este sentido, el responsable de conservar los libros con arreglo a la ley, por no llevar los libros en legal y debida forma tal y como se señala en el Código de Comercio, el Decreto 2649 de 1993 y el Decreto 019 de 2012 y demás normas que lo modifique y/o sustituyan, puede incurrir en multas de hasta doscientos salarios mínimos legales mensuales, sin perjuicio de las acciones penales a que haya lugar (ej. falsedad en documento privado prevista en el Artículo 289 del Código Penal).

Así las cosas, es claro el deber legal que tienen los administradores sociales de llevar los libros de comercio a tono con la regularidad prevista en la ley, para el caso particular, adoptando medidas oportunas para su constante y permanente actualización, so pena de una imposición de sanción o multa por parte de la Superintendencia de Sociedades, conforme a lo contemplado en la Ley 222 de 1995. En este sentido, se recomienda a los representantes legales, administradores, miembros de los órganos de administración y dirección, asesores legales de las sociedades, revisar el estado actual de los libros de comercio con el fin de analizar si estos cumplen o no con las normas legales y así evitar las posibles sanciones.

Anexos: Superintendencia de Sociedades. 2021. Oficio 220-081920 del 23 de julio de 2019. Disponible en: https://bit.ly/3Dcyerp