SAGRILAFT. Importancia de las bases de datos en proceso de debida diligencia y necesidad de actualización.

A partir de las modificaciones introducidas por la Circular Externa No. 100-000004 de la Superintendencia de Sociedades, se han presentado dudas acerca de su contenido y en general de su aplicabilidad, más aun cuando dicha normativa indica parámetros mínimos de implementación, pero deja abierta la obligatoriedad y responsabilidad a las empresas obligadas de incluir todos aquellos mecanismos adicionales e idóneos para cumplir con las obligaciones a cargo. Es por ello que ponemos en su conocimiento algunos aspectos a tener en cuenta.

BASES DE DATOS

Téngase en cuenta que la Empresa Obligada tiene el deber de construir una base de datos u otro mecanismo que le permita consolidar e identificar alertas presentes o futuras para el análisis de las operaciones con las Contrapartes, entendida estas como “cualquier persona natural o jurídica con la que la Empresa tenga vínculos comerciales, de negocios, contractuales o jurídicos de cualquier orden. Entre otros, son contrapartes los asociados, empleados, clientes, contratistas y proveedores de Productos de la Empresa.”

Y es importante tener bases de datos actualizadas y con información dirigida al fin de prevención de los riesgos LA/FT/FPADM toda vez que la Superintendencia de Sociedad, podrá requerir en cualquier momento se reporte información que se encuentren en dicha base.

Esta base de datos debe contener cuando mínimo:

  • Nombre, identificación, domicilio, el Beneficiario Final, el nombre del representante legal, el nombre de la persona de contacto, el cargo que desempeña, fecha del proceso de conocimiento o monitoreo de la Contraparte.

Estas bases serán una herramienta, además que permite cumplir con el monitoreo y actualización del proceso de Debida Diligencia, deberá hacerse mínimo una vez cada dos (2) años o cada vez que parezca necesario conforme las políticas establecidas por la empresa obligada y no sólo en el momento de su vinculación.

Es importante también entender que si la Empresa Obligada no puede llevar a cabo la Debida Diligencia satisfactoriamente, deberá evaluar la pertinencia de iniciar o terminar la relación legal o contractual, así como también la procedencia de reportar la operación como sospechosa o establecer mecanismos que puedan garantizar el fin previsto en la mencionada circular expedida por la Superintendencia de Sociedades.

Dicho lo anterior, se reitera la importancia de contar con bases de datos que permitan hacer control respecto de las relaciones con las contrapartes.

Anexo: Superintendencia de Sociedades. 2021. OFICIO 220-115918. Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de LA/FT/FPADM, SAGRILAFT Actualización de Datos – Debida Diligencia. Disponible en: https://bit.ly/2WPLylj

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