MinTrabajo autoriza firma electrónica en contratos laborales (Decreto 526 de 2021)

En un proceso por alcanzar una verdadera inclusión al mundo digital, en las relaciones laborales y facilitar el proceso de contratación, el Ministerio del Trabajo mediante Decreto 526 del 19 de mayo de 2021 fijó las pautas mínimas que todo empleador debe conocer y aplicar a la hora de suscribir contratos laborales y sus anexos en medios digitales. Dada la novedad e importancia que reviste este tema, a continuación destacaremos los aspectos más importantes de esta nueva reglamentación:

• Se adicionó el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo a efectos de acoplar los avances digitales, firma digital y electrónica, en el mundo contractual de las relaciones laborales.
• A partir del 19 de mayo de 2021, fecha de entrada en vigencia de este Decreto, las partes del contrato individual de trabajo podrán firmarlo electrónicamente, una o ambas partes. La firma digital o electrónica será válida siempre que cumpla con la normatividad vigente, lo cual deberá garantizar el empleador.
• En todo caso, se debe garantizar que el contrato con firma digital cumpla con lo señalado en el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo, disposición que desde hace mucho tiempo es el parámetro a seguir en lo que se refiere al contenido del contrato laboral.
• El Decreto prevé expresamente como modalidad de firma las siguientes opciones:

1. 1. Firma electrónica, esto es, la obtenida mediante el uso de códigos, contraseñas, datos biométricos, claves criptográficas que permiten identificar a una persona. (Numeral 3 del artículo 2.2.2.47.1. del Decreto 1074 de 2015).
   2. Firma digital, entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos. Téngase presente que de acuerdo con lo señalado en el artículo 28 de la Ley 527 de 1999, “el uso de la firma digital tendrá la misma fuerza y efectos que una firma manuscrita si aquella incorpora los siguientes atributos (i) Es única a la persona que la usa; (ii) Es susceptible de ser verificada; (iii) Está bajo el control exclusivo de la persona que la usa; (iv) Está ligada a la información o mensaje, de tal manera que, si estos son cambiados, la firma digital es invalidada.”

• El uso de firma electrónica conlleva la necesidad que el trabajador cuente con los medios para poder suscribirlo y de tal manera que pueda contar con copia de este y de los demás anexos firmados bajo esta forma. Aspecto que debe garantizar el empleador.
• El empleador debe adoptar medidas idóneas de seguridad que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos laborales firmados electrónicamente, esto último, de suma importancia en razón a que las autoridades judiciales o de inspección, vigilancia y control podrían requerirlos en cualquier momento.
• Tenga en cuenta que la vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato y anexos, que si su uso genera algún costo lo debe asumir el empleador y que, en todo caso, finalizada la relación laboral, un contrato firmado electrónicamente no pierde validez, eficacia o fuerza probatoria.
• Resalta el Decreto además la importancia de que en el proceso de adopción y aplicación de la firma electrónica en el contrato individual de trabajo se protejan los datos personales y se les dé un adecuado tratamiento en atención al marco normativo vigente (Ley 1581 de 2012 y decretos reglamentarios).

Valga anotar que en razón a la contingencia actual, la nueva reglamentación supone un gran avance en materia laboral, sin embargo, también implica responsabilidades adicionales que el empresario que desea estar a la vanguardia deberá acatar, a efectos de evitar vulneración de derechos del trabajador y posibles sanciones. Es por ello, que  destacamos la importancia de permanecer informados, de revisar al detalle la normatividad sobre firma digital o electrónica y sus desarrollos en la práctica.

Anexo: Ministerio del Trabajo. 2021. Decreto 526 de 2021. 19 de Mayo de 2021. Por el cual se adicionan unos artículos al capítulo 1 del Título 1, de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, para regular la firma electrónica del contrato individual de trabajo. Disponible en: https://bit.ly/3hL1LRc